Charte des voyages et des sorties

CHARTE des VOYAGES et SORTIES dernière modification: article 5 - conseil d'administration du 14/11/2023

Préambule   Le but de cette charte est de donner les informations générales, les conseils et les consignes concernant les voyages et les sorties préparés par l’UTL de Brest.
Article 1  L’UTL prépare le voyage, consulte les agences de voyages et choisit le mieux disant. Chaque voyageur est en contrat directement avec l’agence de voyage dès l’inscription et le contrat complet est engagé dès le versement du 1er acompte. Les « accompagnants de l’UTL » sont des membres du CA, accompagnés éventuellement d’une « personne ressource », qui ont préparé le voyage et qui participent au voyage comme les autres adhérents, ils ne sont pas responsables du groupe en voyage. Cette responsabilité est assurée par le guide choisi par l’agence de voyage. Les accompagnants facilitent la coordination entre le guide et le groupe de voyageurs et s’assurent du bon déroulement du voyage (respect des prestations prévues et des consignes).
Ces personnes remplissent leur fonction de manière strictement bénévole (hormis la possibilité éventuelle de paiement du supplément pour occupation d’une chambre individuelle à l’hôtel)
Article 2  L’UTL n’a pas à s’immiscer dans les contrats individuels entre l’adhérent et l’agence. Dès l’inscription le participant doit être très vigilant aux assurances souscrites et informer l’agence et l’accompagnant le plus tôt possible en cas de risque d’annulation.
Article 3  Les voyages de l’UTL sont intensifs et fatigants avec plusieurs visites par jour et des horaires matinaux. Assurez-vous d’être en bonne forme avant votre départ. Sachez qu’en cas de soucis de santé vous serez seul avec l’aide de votre assurance voyage souscrite pour vous prendre en charge et achever votre voyage. Le groupe avec son guide et l’accompagnant UTL poursuivront le voyage. Prévoyez suffisamment de médicaments pour toute la durée de votre voyage. Si vous vous sentez fatigué en cours de visite prévenez le guide et l’accompagnant, ils pourront vous trouver une place assise et vous retrouverez le groupe après la visite.
Article 4  Avant de partir contrôlez auprès de votre banque le fonctionnement de votre carte bancaire pour vos achats et le retrait de liquidités à l’étranger. Vérifiez avec soin la validité de vos pièces d’identité, de votre carte européenne d’assurance maladie (CEAM) quand elle est souhaitable. Sachez que dans certains pays vous pourrez supporter la totalité des frais de santé avant d’espérer un éventuel remboursement au tarif sécu France. Avant de partir, renseignez-vous sur l’état sanitaire du pays et vérifiez les frais médicaux qui resteront à votre charge.
Article 5  Si un adhérent partage sa chambre avec une autre personne, si cette dernière se désiste sans pouvoir être remplacée l’adhérent restant supportera le supplément pour chambre seule, sauf si l’agence de voyage accepte de le prendre à sa charge. L’UTL, n’étant pas impliqué dans le financement du voyage, ce supplément ne peut, en aucun cas, lui être imputé.
Article 6  Lors d’un voyage en groupe, l’attitude de chacun influe directement sur la réussite du séjour. Vous devrez donc composer avec des personnalités très différentes. Respectez scrupuleusement les horaires et les consignes qui vous sont donnés par le guide et l’accompagnant de l’UTL. Restez avec le groupe, ne vous éloignez pas car vous risquez de vous retrouver seul.  Pour la prise de photos respectez les consignes, la plupart du temps vous êtes filmé par les caméras de surveillance.  Pour pouvoir faire connaissance rapidement avec tous les membres du groupe il pourra être établi une liste illustrée des adhérents participant aux voyages. Si vous ne désirez pas que votre photo apparaisse sur cette liste vous devrez en faire la demande par écrit au président de l’UTL un mois avant le départ.
Article 7  Prenez la liste des hôtels et le plan local sur vous car si vous vous égarez vous pourrez par vos propres moyens et à vos frais, vous rendre à l’hôtel et retrouver le groupe en fin de journée. Ayez les numéros de mobiles de l’accompagnant UTL, et de quelques membres du groupe. Appelez si vous avez un problème pour arriver à l’heure du rendez-vous car le car n’attendra pas. Vérifiez le fonctionnement de votre mobile notamment les échanges de textos/sms dans le pays visité. Si vous avez des problèmes pour vous réveiller ou pour trouver votre chemin dans l’hôtel prévenez vos voisins de chambres pour qu’ils vous aident.
Article 8   Les 2 ou 4 places à l’avant des cars sont réservées aux guides et accompagnants UTL. Ces places pourront être prises si le guide et les accompagnants n’en font pas usage. Il n’y a pas de place attitrée. Au 1er déplacement de chaque journée, les participants peuvent s’installer comme bon leur semble, par contre essayez durant la journée de garder la même place pour faciliter la détection de personnes absentes. Laissez vos affaires dans les étagères à bagages plutôt que sur les sièges, mais si nécessaire les sièges libres pourront accueillir des bagages n’entrant pas dans les étagères. Il est conseillé aux personnes ayant des difficultés pour marcher de rester aux places près de l’escalier.
Article 9   Evitez de parler lors des annonces faites au micro, prenez des notes pour vous souvenir des horaires et des lieux de rdv.
Article 10  En toutes circonstances, faites preuve de bon sens, soyez prudent et vigilant, observez et respectez les usages, les coutumes et la loi du pays visité. N’oubliez pas les formules de politesse. Pensez aux pourboires.
Article 11   Pour les sorties à la journée ou demi-journée les inscriptions sont prises au local de l’association, dans la limite des places disponibles. Un adhérent peut inscrire éventuellement une autre personne. L’inscription n’est prise en compte que si son paiement a été effectué.  En cas d’excès du nombre d’inscrits par rapport aux places disponibles, un tirage au sort pourra être organisé parmi les adhérents déjà inscrits. Si des sous-groupes sont nécessaires pour des visites ils seront établis à la discrétion des organisateurs (comptage direct ou par ordre alphabétique ou par numéro de carte d’adhésion).
Article 12  Les manquements aux règles de cette charte seront enregistrés et pourront conduire l’UTL de Brest à refuser l’inscription pour de nouveaux voyages.